申请书写作的基本原理

Scott L. Montgomery 老师在他的《The Chicago Guide to Communicating Science》中的第 11 章，介绍了申请书写作的原理，并分析了一篇范文，非常给人启发，故全文翻译如下。此外，Scott 老师的英文写作实在是太好了，非常值得学习。这本书还包括其它写作的方方面面，也非常值得参考。

写作提案有三个好处：首先是申请经费。其次，它迫使你为你的工作制定一个系统的计划 —— 构思和组织活动，分配责任，考虑资金需求和限制，考虑时间安排。最后，提案可以作为一个材料仓库（literary reservoirs），为以后的文章、与同行的交流、演讲和会议海报、新闻稿等提供大量材料。通常，一份提案是从一系列特定的研究中产生的第一份真正的出版物。

提供一个理由（ Making a Case ）

提案通常更有趣、更复杂，包括好几样东西：请求（引起兴趣，申请资金）、争论（某些想法的重要性）、蓝图（要执行的工作）和承诺（工作将在指定范围内完成）。

作为一个“请求”，提案通常由同一领域的两名或多名研究人员进行评估。这意味着您的听众是其他科学家，而不是匿名资助机构。您的文档需要有足够的技术信息，并以适当的风格编写。这些科学家的时间很宝贵（尤其是对他们而言）；他们做这个看门人的工作得不到任何报酬或报酬很少，但他们非常重视这项工作，所以要尽可能直接、经济、切中要点。你说的任何浪费的话都可能而且很可能会被用来反对你。简而言之，你的提案应该有尊严（dignity） —— 它必须体现（embody）评估人员的专业水平，并承认他们面临的压力。

作为一个论点（argument），你的提案指出并概述（identifies and outlines）了一个具体的问题。在大多数情况下，这意味着一个（迫切）需要填补的现有知识的空白。这个问题的重要性，即依赖于它的解决的其它东西，对你的讨论至关重要。你必须让审稿人相信你的工作不仅有价值（worthwhile），而且意义重大—— 它将以某种特定的方式增强该领域（他们是该领域的成员）。因此，您文档中提供的几乎所有细节都应该有助于支持这一重要性的声明。

作为一个蓝图，您的提案解释了您为解决这个问题将要做的工作。简而言之，您必须证明您可以创建并提出合理、具体的研究计划，即制定合理的时间表、预算分析、设备要求等。当然，这通常意味着，你是一本美丽小说（甚至是一本幻想小说）的创造者，因为我们不可能（谢天谢地）预先限制未来的研究工作。请放心：您的审稿人知道这一点。大多数情况下，他们也自己写提案，因此他们已经进入了“创意写作”的阶段。

最后，作为一个承诺，您的文件是您（或您的团队）的保证。作为个人，你是认真、能干和负责任的（serious, competent, and responsible）。您对它们已经思虑再三，并有能力（skill）来执行所有工作。这听起来不言自明（self-evident），但事实是，许多提案之所以失败，是因为它们显得仓促或杂乱无章（hurried or thrown together），没有遵循资助机构提供的指示（例如，在提案请求（RFP）中的指示），或者写得不够好，给人一个印象：这个研究人员或研究团队懒得花时间和精力来写出一份好的文档。

因此，最终，一个好的提案将为您和您的工作提供一个理由（make a case）。正如詹姆斯·帕拉迪斯 (James Paradis) 和穆里尔·齐默尔曼 (Muriel Zimmerman) 所说，它将揭示“您的想法的价值、您的工作计划的优雅和明智、您的准备工作的扎实、您的设施的完备，以及您的预算的经济性（the value of your idea, the elegance and good sense of your work plan, the strength of your preparation, the appropriateness of your facilities, and the economy of your budget）。还有一点也经常被忽视：该提案表明您或您的团队可以写作。它表明，如果时机成熟，您将能够为其他科学家的利益生成高质量的文章或报告，从而促进您所在领域的进步。一个关于一个令人兴奋的话题，但写作很糟糕的提案，就像一张美丽的脸庞只有一只眼睛。

定义和现实

首先，提案数量很多，这意味着审稿人经常被他们必须处理的提案数量压得喘不过气来，因此被迫持怀疑态度、不耐烦和果断（skeptical, impatient, and decisive）。因此，这里的重要教训是，您的提案应该易于阅读：清晰，切中要害，旨在以最小的空间为读者提供最大的内容（clear, to the point, aimed at giving the reader maximum content in minimum space）。

其次，政府资助的重要性增加了对政治趋势的依赖（通常被委婉地称为“国家优先战略事项”）—— 例如，在美国，1980 年代的“星球大战”研究，以及最近的人类基因组计划、能源相关研究和所谓的 BRAIN Initiative。能够灵活地利用公共、政府或商业优先事项（包括热点话题，如特定疾病），避免其他已经崩溃的主题，这可能是获得研究资金的一个真正的资产（real asset）。一个能干的提案撰写人会时刻注意他或她所在领域的这些趋势，因为将自己的研究（不做太明显的延伸）加到这些趋势上，通常是值得的。正如任何气象学家都会告诉你的那样，知道风向是一种确定的（definite）生存方式。

第三，政府的优先事项还涉及社会因素，例如多样性。例如，在过去的二十年里，许多资助机构都试图专门为少数族裔研究人员和相关机构提供资助。现在还有承诺对公众对科学的理解或教学和培训产生一些积极影响的研究拨款。

价值标准（Merit Criteria）

审查提案的科学家就像编辑一样。他们必须在竞争者之间做出选择，而且他们必须在压力下这样做。他们是质量的守护者，非常清楚这个角色应该这么做，并且非常认真地对待它。这种严肃性部分涉及他们通常用来判断提案“价值”（merit）的标准。资助的发起人经常向审稿人提供此类标准。作为负责任的专业人士，审稿人肯定会使用它们—— 但也并非没有其他考虑。

如果你坐下来（就像我一样，为了本书的目的）并询问来自不同领域的审稿人他们如何评估一个提案，他们在提案中寻找什么，给出高分，你会发现大家都差不多，会给出以下内容：

前两个标准将在每个资助方的评估指南列表的顶部找到。科学的质量和重要性是首要的：这是理所当然的共识。与此同时，一个经验丰富的审稿人总会认为可行性是至关重要的，无论资助方是否提出这项要求（通常不会提）。如果该项目不切实际，它可能不应该得到资助：这也是理所当然的。因此，审稿人首先关心的是技术问题。但他们也在不小的程度上受到提案所创造的阅读体验的影响，这就是最后两个标准发挥作用的地方。

近年来，一些资助机构已将其他价值标准纳入其项目。例如，美国的国家科学基金会以及英国和欧洲的某些公共支持机构现在要求根据以下一些类型的标准来部分证明项目的合理性：

这些标准中的一项或多项可能适用于任何特定提案。与往常一样，作为申请人，您的部分责任是了解特定组织正在寻找什么。除了上面给出的细节和任何机构提案中的那些之外，可以通过访问该组织的网站来收集这些想法。

然而，在所有情况下，一个好的提案不仅仅是“把东西写在纸上”，而是为了引起真正的兴趣。此外，它应该创造出这种兴趣，但把它留在那里，先别解决它。如果一篇科学文章需要讲述一个故事，那么一份提案也需要讲述一个故事，但不要给出结局。它会让读者想要看到这个工作被完成（并且做得很好），看看结果如何。这就是写作本身的质量能够带来的效果。

审稿人会从您的提案观察您（或您的团队）是多优秀的研究人员。如果你的写作是有说服力和逻辑的，如果它不浪费读者的时间在多余的细节或混乱的措辞（extraneous details or confused wording）上，你就会表现出对你的主题（subject）的控制。此外，您对 RFP 中给出的规范的回应程度也会告诉审阅者或发起人一些重要的事情：您是否可以遵循指示 - 从而执行提议的工作。

因此，任何可能使您的文档更清晰、更切题、更有条理和精确的内容都值得考虑（clearer, more to the point, better organized, and precise）。与所有其他形式的科学写作一样，修订过程是将矿石提炼成闪闪发光的金属的过程（where the ore is refined into gleaming metal）。在每个阶段或步骤问问自己，是否真的需要某个特定的点或细节，它在提案整体上增加了什么？它是否有助于论证（argument），是否让工作看起来很重要、计划周密、预算适当，以及因此在正确的人手中（important, well-planned, properly budgeted, and thus in the right hands）。

因为这是对资金的需求，所以建议书应该表现出自信、现实和可靠的计划感（a sense of confidence, realism, and solid planning）。应该引领审稿人，让他感到，所有资金都将被直接用于有效地完成项目和发表相关出版物。

选择范文

对于提案，好的范文是无价的，不亚于科学写作的任何其他领域（考虑到它的利害关系，甚至可能更重要）。范文在这里特别重要的一个原因是科学提案的形式和篇幅千差万别，在某种意义上与科学本身的各种制度依赖性相匹配。在许多领域，包括我自己的领域（地质学），它们的范围从简短的 10 页文件到延伸到数卷和数千页的研究标书。熟悉你自己领域的提案格式是必要的（form of literacy）。

选择不仅得到资助而且获得评论家高分的例子来研究和模仿。经验丰富的同事是您最好的资源之一。请他们为您提供他们认为特别有价值的范文——然后问他们为什么这么认为。这些样本可能包括这些同事自己撰写或研究的提案或他们审查过的其他人的提案（许多科学家保留了他们已经研究过或给予高分的提案的副本）。在选择范文时使用常识。确保它们是最近的——提案要求会随着时间的推移而变化——并且它们针对的是你自己可能选择的资助方。

还可以考虑收集一两个做得不好的提案示例——其中的问题已被审阅者清楚地识别和评论。学习要避免什么，或者至少要注意什么，与找到要效仿的东西一样有用。或者，用更直白的话说：没有什么比避免别人的错误更成功的了。

在研究你的正面例子时，既要注意概括要点（broad points），又要注意细节。广泛的要点包括，它假设读者对这个特定主题有多少知识？主要目标是如何制定的（laid out）？它是如何敦促（urge）读者将它视为一个真正重要和原创的（truly significant and original）项目的？更细节的考虑点可能是，每节有多长？它是如何组织的？使用了什么类型的样式（style）；例如，作者是否使用了（employ）问题、副标题（subhead）、列举（enumeration）或其他辅助手段（aids）来引导（guide）读者？在您看来，该提案的哪些特定的部分特别强大、写得很好、简洁（strong, well-written, concise）？

除了研究好的和坏的例子，你还可以通过对话从有经验的同事那里学到很多东西（learn a great deal）。如前所述，经验丰富的提案撰写人和担任审稿人的同事是很好的资源。坐下来和他们谈谈他们的看法（perceptions）。询问他们对一个提案的印象是什么，他们看到了哪些常见的错误（common blunders），是什么让他们感激或沮丧（thankful or frustrated），如果他们就这个主题进行演讲，他们会强调哪些要点。和他们谈论整体业务（whole business）可以带来一些实用的技巧（tips），这些技巧可能是无法从书面的例子中明显看出来的。最重要的是，让你的同事作为第一轮审稿人：让他们通读（read through）你自己的提案并提出建议。

最后，睁大你的眼睛和头脑（mind）。无论您选择哪种范文开始，如果您遇到任何看起来更好或更合适的范文，请考虑在以后添加它们作为新的范文。写作是一个实验过程（experimental process），这意味着它是一个不断学习的过程。随着您的提案写作技能的提高，您对提高和完善这些技能的需求自然会发生变化。优秀的作家总是对向他们的工作台添加新工具感兴趣。

范文

本章的后续页面提供了一份写得很好的提案的部分内容，该提案获得了审稿人的高度评价，因此得到了资助（由美国主要研究机构国立卫生研究院提供）。它涉及免疫学领域的研究，技术性很强。警觉的（alert）（甚至不那么警觉的）读者会注意到我保留了大量的原始词汇——这是出于特别的原因。首先，大多数科学提案都是高度技术性的，事实上它们必须如此，因此这里任何其他类型的例子都是多余的（superfluous）。其次，能够“通读”这些术语，理解文本的语言流的实际模式和所涉及的逻辑，是非常重要的。下面仅包括几节的部分内容（提案的全文超过 30 页）。

首先，让我们看一下描述部分（图 11.1）。今天的大多数提案在一开始就要求提供这种类型的摘要，并可能指定它应该包括的内容：长期目标、具体目标、基础研究设计和方法。如图所示，摘要必须适合给定的空间，这要求它不超过大约 400-500 个单词，通常更少。

一、摘要部分

请注意示例中的第一句话是如何对总体目标（overall goal）进行简短、简洁的陈述。第一句话对读者来说非常敏感 —— 它是进入项目的一个简单、直接的（simple, straightforward）入口。然后是具体目标（specific aims）的列举清单，综述提案的内容（“What”）。接下来是 “How”，对方法/方法论（approach/methodology）的一个简要讨论。最后，我们被告知原因（“Why”）—— 首先是特定意义（in terms of specific significance）（“发现参与 I 类和 II 类限制性抗原加工的基因”），然后是更普遍的重要性（more general importance）（“抵御微生物病原体”“自身免疫疾病的发病机制”）。这些内容在一起，形成了一个整洁的闭环（neat closure），从“什么（What）”到“如何（How）”再到“为什么（Why）”，同时从一般性（general）开始，逐渐变得具体（specific），然后再向外推进到一般性。这种沙漏（hourglass）方法（广、窄、广）（broad, narrow, broad）是最有效的修辞（rhetorical）技巧之一，可以引导读者穿过（guide through）任何项目，并让他们觉得他们已经掌握了问题的本质（giving them the sense that they have grasped the essence of the matter）。

下面是摘要：

该资助的总体目标是确定参与抗原加工和呈递的新基因。具体目标是：1）寻找影响HLA II类限制性抗原加工和呈递的基因；2) 在 MHC、6p 染色体未研究的侧翼区域和基因组的其余部分中搜索这些基因； 3) 识别影响 I 类限制性抗原加工和呈递的新基因；4) 研究 MCH 连锁热休克基因是否在抗原加工和呈递中起作用；和 5) 研究改变识别抗原加工/呈递突变体作为同种异体反应性 T 细胞克隆靶标的基础。新基因鉴定的基本方法是分离受影响的突变体以进行加工/呈递，使用旨在区分抗原加工能力和无能力细胞的选择性方案。预计这些研究将导致发现参与 I 类和 II 类限制性抗原加工的基因。更一般地说，这个项目应该加强我们对抗原呈递给 T 细胞的机制的理解，这些机制在宿主防御微生物病原体中至关重要，并且可能在自身免疫性疾病的发病机制中发挥作用。

预算

预算部分给出的详细信息，显示了对直接成本的一种常见细分类型（图 11.2）。请注意，要求的薪金金额基本上（essentially）是根据人月计算的：这对于美国和其他地方的许多提案来说是一种典型的做法。几乎所有提案都会要求您列出（break out）具体的设备和耗材（equipment and supply）成本，以及任何外部顾问或服务（例如计算机处理）成本。还期望——事实上，可能被建议——研究人员包括他们将在会议上展示资助研究结果的旅行费用，以及出版这项工作的版面费用。

研究计划

现在考虑研究计划。在这里，作者充实了（flesh out）有关其项目的目标、背景和意义的详细信息。在示例中，列出了具体的目标，就像它们在描述中那样（图 11.3）。两者的措辞并不完全相同——请注意，此处提供了更详细的信息，包括术语，尤其是在最后两项中。但保留了相同的顺序，表明作者知道他们早期的模式和呈现方式。此外，列表中越靠后的项目，描述得越具体——同样，模式从更一般变为特定（the pattern moves from more general to particular），这是引导读者进入讨论主题的绝佳方式。

同样的模式再次出现在计划的下一部分，关于背景和意义。这是任何提案中最重要的部分之一，因为它提出了对项目的基本原理、智慧和最终价值（rationale, intelligence, and ultimate value）的论证（argument）。如果你在这里取得成功，那么您的读者就会变成您的盟友。请注意，在一开始，作者概述了他们将试图填补的知识空白。然后，他们更进一步，陈述已知的和未知的：首先非常笼统地（very generally）（在最初的几句话中）地说，然后是用更详细的方式（in more detailed fashion）（第二段）。对问题的使用做得很好（nicely donw）：它们不仅在情感上和智力上吸引了读者，而且按照它们特定的顺序，这些问题提供了一系列逻辑，为手头上的这一研究提出了一种推理得很好的（well-reasoned）方法。

最后，在第三段中，这些问题的意义被带回了更大的领域（realm）。作者将他们的想法置于正在进行的工作的背景下 —— 他们承认受到的他人的帮助（admit their debt to others），同时，将自己纳入相关主题的研究人员社区 —— 并声明他们真正追求的是新的知识。这些知识将推进“我们对免疫系统反应的理解”，尤其是在胸腺中。

所有这一切共同构成了一个吉祥的（auspicious）开始。看了它之后，一个审稿人很清楚提案人可以做几件重要的事情：他们可以清楚地思考他们的想法，制定一个可靠、合理的（solid, rational）计划，并且他们作为作者足够熟练（skilled），可以从相关工作中产生高质量的出版物。他们的主张既不过分浮夸（too grandiose），也不过分谦虚（overly modest）。他们表现出（project）自信、能力和现实主义（confidence, competence, and realism）。提案的其余大部分 —— 包括关于研究设计和方法的章节 —— 承担了证明（demonstrating）相关工作是可行的任务，并且可以在提出的预算限制内完成。一个审稿人会留下一个感觉（无论多么虚构）任何资金都将被直接用于有效完成项目和相关出版物。

研究计划

A. 具体目标

  1. 寻找影响 II 类限制性抗原加工和呈递的基因，特别是主要组织相容性复合体 (MHC) 的部分和 6p 染色体未研究的侧翼区域。
  2. 寻找影响 II 类受限抗原加工和呈递的基因，这些基因位于人类基因组的其他位置，而不是第 6 条染色体的短臂上。
  3. 寻找影响I类限制性抗原加工和呈递的新基因。
  4. 评估 MHC 相关热休克基因及其同源物在抗原加工和呈递中可能具有的作用（如果有的话）。
  5. 研究同种异体反应性T细胞克隆改变抗原加工/呈递突变体同种异体识别的基础。

B. 背景及意义

尽管研究人员在抗原加工和呈递的生物学方面获得了许多重要见解，但对执行这些功能的特定基因和基因产物知之甚少。 II 类限制性抗原尤其如此，它在免疫系统反应中起着至关重要的作用。然而，先前的研究已经证实，整个过程相当复杂 [参考文献]。至少，它涉及几个主要方面，包括：II类α和β的生物合成以及内质网中的不变链；这些链条在一个九单元复合体中的关联；以及这种复合物通过高尔基体到反式高尔基体的运输，由不变链信号引导，然后到达不变链降解的内吞途径。 . .

虽然这个方案在一般情况下可能是正确的，但许多细节仍不清楚。例如：源自溶酶体加工的肽在何处以及如何与 II 类分子相关联？ II 类分子是否通过内体区室循环并获得新生成的肽用于呈递，如果是，在什么细胞中？内源性膜蛋白在哪个区室中降解产生与 II 类分子相关的肽？

来自多个实验室的工作，包括我们自己的 [参考文献]，表明这些问题的答案密切相关，并将对我们对免疫系统反应的理解产生重要影响。特别是，源自内源性蛋白质的肽构成了占据细胞表面 II 类分子结合槽的主要类别，并且似乎参与了胸腺中的正向选择和自我耐受的诱导。

压轴（Finale）

最后，提案写作总会有一个虚构的方面（fictional aspect）。不然怎么可能呢？科学涉及许多婚姻式的依赖关系，包括机构、社会趋势、政治现实。提案是对这些依赖关系进行承认的一种方式。它通过讲述关于未来的可信（plausible）故事来做到这一点。提案是故事，是我们告诉其他和我们一样的旅行者和其他科学家的故事。但它们不同于那些与文章、报告和演示文稿相关的故事；他们对可信度（believability）有自己的要求（demand） —— 这些要求链接（link）到当今世界科学的实际现实（practical realities of science in the world today）。在某种程度上，推进知识前进，意味着让他人相信（convince），我们现在完成的工作，和将来会完成的工作，都是有价值的、构思周密的和值得的（valuable, well-conceived, and worthy）。这本身是一项值得培养的技能。

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